省机关事务管理局档案工作办法

发布日期: 2015-01-20 00:00 来源:山东省机关事务管理局

为了加强档案工作的业务建设,逐步实现档案工作规范化、制度化,更好地为机关服务,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局制定的《机关档案工作条例》,结合我局实际,制定本办法。

一、机构和职责

局办公室是局档案管理工作业务主管部门,设置档案室,配备一名专职档案管理人员。局属各单位要设置档案管理机构,配备专、兼职档案管理人员。档案室及档案管理人员的职责是:

(一)统一管理全部文书档案、会计档案、基建档案等。负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、移交、销毁和提供利用。

(二)协助有关处室做好文件的收集、整理、立卷工作,对局属单位档案工作进行业务指导。

(三)拟定局档案工作各项规章制度,编制检索工具,搞好档案的移交、鉴定、销毁工作。

二、立卷与归档范围

凡是反映本局机关工作活动,具有查考利用价值的文件材料均应归档,有关处室对于已办理完毕的文件材料,应及时整理,于次年一月底前送档案室,由档案管理人员统一立卷、归档。

(一)上级机关来文,包括需要贯彻执行的重要文件材料和会议材料;

(二)本局形成的文件,包括党组会议纪录、纪要、重要会议文件、调查研究、出国考察等形成的文件材料;与其他厅局联合制定的文件材料;报告、工作总结及综合报表;机构设置、人事任免、表彰和处分等文件材料;机关党委、纪检形成的文件材料;处理人民来访以及办理上级领导批办件形成的文件材料;与其他单位签订的合同以及形成的其他文件材料。

(三)下级机关报送的年度工作总结、报告等。

三、案卷归档质量要求

(一)归档的文件材料,按照保管期限一年度一组织机构(问题)分类组卷。

(二)跨年度的请示,放在复文立卷;没有复文的,放请示这一年立卷;跨年度的计划,放在针对的第一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。跨年度的总结放在针对的第二年立卷。

(三)卷内文件排列,即印本在前底稿在后,批复在前请示在后,正件在前附件在后。

(四)卷内文件应按排列顺序用铅笔编上页号(右上角),凡有文字的页面都要编上页号,不得遗漏。打印“卷内文件目录(放在卷首)”,填写“案卷备考表(放在卷尾)”。

(五)案卷装订前要拆除文件上的金属物,采用三孔一线的方法装订,装订的案卷要结实,不压字。

四、档案保管期限

(一)反映本局主要职能和历史面貌的,对国家建设、历史研究和有长远利用价值的档案,列为永久保管。

(二)反映本局一般工作活动,在较长时间内对工作有查考利用价值的文件材料,列入长期保管(16—50年)。

(三)在较短时间内有参考利用价值的文件材料,列为、短期保管 (15年以下)。

五、档案的保管统计

(一)对档案集中统一保存,分类管理。

(二)定期对档案保管情况进行检查、清点,确保案卷完好无损,发现问题及时解决。

(三)保持库房清洁,符合卫生要求。做到防火、防盗、防潮、防尘、防光、防高温、防虫蛀、鼠咬,适时通风,保持适宜的温、湿度。

(四)做好各种登记和记录工作,包括档案收进、移出、整理、鉴定销毁、保管数量和利用情况,搞好统计工作。

六、档案的查阅利用

(一)局机关及局属单位人员查阅一般档案须经所在处室或所在单位领导批准。

(二)外来人员查阅一般档案须持单俭介绍信,需要复印时,须经办公室主任批准。但除法律法规另有规定外,档案资料一律不得外借。

(三)查阅机密及重要档案须经办公室主任批准,并按规定在档案阅览室阅读,不得带离档案室。

(四)查阅档案时,应爱护档案,不得在档案上圈注、涂改,不得污损、折卷、折叠;档案归还时,档案人员应仔细查对,如发现问题,应及时查明原因并进行处理。

(五)对查阅利用过的档案及时做好利用效果记录。